Política de Protección de DatosZeven Logistics

Política de Protección de Datos Personales

1. OBJETIVO DEL MANUAL

Dar cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que establece la elaboración y adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley antes mencionada que regula la obtención, registro, registro, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza ZEVEN LOGISTICS SAS., en el ejercicio ordinario de su objeto social, con el fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de Habeas Data de sus usuarios.

2. ALCANCE

El presente Manual es aplicable a los datos personales de las bases de datos manejadas por ZEVEN LOGISTICS SAS.

3. DEFINCIONES

De acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se definen y entienden las siguientes definiciones:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Causahabientes: Es aquella persona física o jurídica que se ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por cualquier título jurídico en el derecho de otra.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Poscrito(a): Persona que ha sido expulsado de su patria o su ambiente, especialmente por causas políticas.
• Procedibilidad: Son los requisitos relacionados con las condiciones legales que deben cumplirse para iniciar una averiguación previa y en su caso ejercitar la acción penal en contra del probable responsable de una conducta típica
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS RECTORES

Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que ZEVEN LOGISTICS SAS., aplica y salvaguarda en el ejercicio de los procesos de captura, registro, manejo uso y tratamiento de datos personales de nuestras partes interesadas.

4.1.1 Principio de Legitimación del Titular de la Información

En el tratamiento de los datos personales efectuado por ZEVEN LOGISTICS SAS., éste reconoce que su titularidad o legitimación está regida por la ley y por tanto el tratamiento de los datos de sus usuarios debe ser consultado y autorizado por los mismos

4.1.2 Principio de finalidad

ZEVEN LOGISTICS SAS, garantiza que el Tratamiento de los datos personales está relacionado con la relación comercial establecida y se fundamenta a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe será informada al Titular.

4.1.3 Principio de libertad

En ZEVEN LOGISTICS SAS, el tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, es decir los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4.1.4 Principio de Veracidad o Calidad

La información de datos personales bajo la responsabilidad por ZEVEN LOGISTICS SAS y objeto de su tratamiento deberá ser cierta, completa y preferiblemente actualizada, por tanto queda prohibido el uso de datos parciales, incompletos, fraccionados o que puedan inducir en error a terceros.

4.1.5 Principio de Transparencia

El Usuario tiene derecho a obtener información acerca de la existencia de sus datos del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento de ZEVEN LOGISTICS SAS., en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

4.1.6 Principio de Acceso y Circulación Restringida

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

4.1.7 Principio de Seguridad

La información sujeta a Tratamiento por parte de ZEVEN LOGISTICS SAS, está protegida garantizando la Integridad, Disponibilidad y Confidencialidad de los datos personales, mediante el uso de controles, medidas técnicas, humanas y administrativas sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.1.8 Principio de Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

ZEVEN LOGISTICS SAS, identificada con NIT 900936456-7, ubicada en la ciudad de Bogotá y como Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus grupos de Interés, establece controles de Integridad, Disponibilidad y Confidencialidad de los datos personales que están bajo su responsabilidad, garantizando así el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se ha recopilado en bases de datos o archivos de la empresa. De igual forma ZEVEN LOGISTICS SAS consciente de la información personal que administra con ocasión del desarrollo de sus actividades inherentes a su razón social, establece que dicha información sea suministrada únicamente a los Titulares, a las personas debidamente autorizadas por éstos, a sus causahabientes o sus representantes legales, a entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, a los terceros autorizados por el Titular o por la Ley, para garantizar el adecuado cumplimiento legal de Protección de Datos Personales.

6. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

6.1 DATOS SENSIBLES.

Según lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 del 2012, se entienden datos sensibles, aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

6.2 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

ZEVEN LOGISTICS SAS, prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya autorización de forma explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea fundamental para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en este tipo de eventos los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

6.3 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

ZEVEN LOGISTICS SAS., asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
ZEVEN LOGISTICS SAS, establece los controles para prevenir el tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro de los datos personales de niños, niñas y adolescentes adquiridos por la vinculación laboral con sus empleados, garantizando su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

7. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.

7.1 DERECHOS DE LOS TITULARES.

El Titular de los datos personales tratados por ZEVEN LOGISTICS SAS., tendrá los siguientes derechos de acuerdo a lo establecido Artículo 8°:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que ZEVEN LOGISTICS SAS, este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Lo anterior se realizara a través del Comunicado AVISO DE PRIVACIDAD

7.2 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

ZEVEN LOGISTICS SAS., requerirá la autorización previa e informada del Titular, a través del comunicado AVISO DE PRIVACIDAD.

7.3 CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN.

Para ZEVEN LOGISTICS SAS., la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7.4 SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN.

ZEVEN LOGISTICS SAS solicitara la información, la cual podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información será de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

7.5 DEBER DE INFORMAR AL TITULAR.

ZEVEN LOGISTICS SAS, a través de su responsable del tratamiento, solicitara al Titular la autorización para manejo de sus datos, lo cual lo deberá informar de manera clara y expresa lo siguiente:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c) Los derechos que le asisten como Titular;
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
ZEVEN LOGISTICS SAS, conservará registros y pruebas del cumplimiento del deber de información, así como registros y pruebas de las autorizaciones por parte de Titulares.

7.6 PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN.

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley 1581 de 2012 podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

8. PROCEDIMIENTOS

8.1 Consultas.

ZEVEN LOGISTIS SAS, tiene establecido para las consultas por parte de los Titulares o sus causahabientes (persona física o jurídica que se ha sucedido o sustituido a otra), de la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, que estén bajo la responsabilidad de la empresa, el encargado del Tratamiento por parte de la empresa, deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida por parte del encargado del tratamiento en un término máximo de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En el caso que no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superara los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2 Reclamos.

En el caso el caso en que el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se evidencie un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán realizar el reclamo ante el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado teniendo en cuenta los siguientes aspectos.
a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Encargado del Tratamiento, por medio de correo electrónico marcela.vargas@zevenlogistics.com.co, por documento físico, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo es incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que sea enviado nuevamente con los ajustes a las fallas presentadas inicialmente. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b. Una vez que es recibido el reclamo completo, se incluirá en la “Matriz de Reclamos” donde se documenta una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c. La empresa tiene establecido que el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En el caso que no fuera posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.3 Requisito de procedibilidad.

En el caso en que el Titular o causahabiente haya agotado el trámite de consulta ante el responsable del tratamiento ZEVEN LOGISTICS SAS, podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el evento presentado.

9. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.

9.1 Deberes de los Responsables del Tratamiento.

ZEVEN LOGISTICS SAS como Responsable del Tratamiento y de acuerdo a la Ley Estatutaria 1581 de Octubre 17 del 2012 cumple con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 del 2012.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 del 2012.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 del 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.2 Deberes de los Encargados del Tratamiento.

El Encargado del Tratamiento de datos de ZEVEN LOGISTICS SAS, cumple con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad de confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información para mitigar el riesgo de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley 1581 del 2012.
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la Matriz de reclamos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la Matriz de Reclamos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de publicar información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES.

De acuerdo a lo establecido en LEY ESTATUTARIA 1581 DE OCTUBRE 17 DEL 2012, en el Titulo VIII Transferencia de datos a terceros países Artículo 26. Prohibición, el cual reza lo siguiente: Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.
Esta prohibición no regirá de acuerdo a lo establecido por la Ley 1581 de Octubre 17 del 2012, cuando se trate de:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

11. REGISTRO NACIONAL DE DATOS

ZEVEN LOGISTICS SAS, para dar cumplimiento a lo establecido en el Capítulo III del Registro Nacional de Datos, reportara a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre del 2012.